Datavetoisen myynnin opas: Miksi Excel-raportointi ei riitä B2B-myynnille vuonna 2025

Toimiva raportointi on myynnille kriittistä, koska se vaikuttaa jopa tuloksellisuuteen. Miksi myynnin ulkoistuspalvelut nojaavat edelleen Excel-raportteihin ja datavetoinen myynnin malli on alallamme harvinaisuus?

Yhä useampi myynnin palveluita tarjoava yritys puhuu datajohteisesta myynnistä ja nostaa esiin tiedon merkityksen markkinoinnissaan. Tutustuttuamme palveluiden todelliseen sisältöön huomasimme, että tiedolla johtaminen on alalla vielä lapsenkengissä.

Tämä on New Business Officen eli NBO:n opas datavetoiseen myyntiin. Kerromme lupauksista, niiden lunastamisesta, B2B-myynnin ulkoistukseen tarjolla olevien palvelujen eroavaisuuksista, myynnin mittaroinnista ja raportoinnin merkityksestä tulokseen.

Oppaan sisältö

Myynnin raportoinnin nykytila

Excel-raportoinnin haasteet

Raportoinnin puutteiden seuraukset

Markkinan vaiettu salaisuus: NBO:n datavetoinen toimintamalli

Mistä datalähtöisen kumppanin tunnistaa?

Datavetoisen myynnin periaatteet

Miten myyntityötä pitäisi seurata?

Tekoäly tuo myynnille näkemystä

Myynnin ohjaaminen datalla helpottaa myös budjetointia

Miksi myyntiraportointi vaikuttaa tuloksellisuuteen?

Miksi myynti edelleen pitäytyy Excel-raportoinnissa?

Näin siirryt datavetoiseen myyntiin

Myynnin raportoinnin nykytila

Dataohjatusta myynnistä puhutaan paljon, mutta todelliset teot jäävät kuitenkin vähäisiksi. Mutu-tuntuma ohjaa päätöksentekoa yhä vuonna 2025.

Valitettavasti myynnin palveluja toimittavien yritysten suurista puheista huolimatta asiakas saa edelleen useimmiten lopputulemana Excel-raportin. Pahimmillaan Excel-dataa ei edes avata asiakkaalle – ja vaikka avattaisiinkin, se tehdään suullisesti. Tämä on äärimmäisen huono asia niitä päättäjiä ajatellen, jotka eivät osallistu yhteistyön raportointiin. Usein juuri nämä päättäjät myös määrittävät yhteistyön budjetin tulevaisuudessa.

Excel-raportoinnin haasteet

Excel on loistava työkalu, mutta myynnin työn seurantaan siinä on joitakin päänsärkyä aiheuttavia ominaisuuksia:

• Excel on tietyn aikaleiman otanta dataa, eikä se päivity kuin manuaalisesti.
• Versionhallinta on iänikuinen ongelma: on mahdoton tietää, mikä on tuorein versio.
• Datan puurakenne puuttuu. Esimerkiksi päättäjätietojen filtteröinti organisaatioittain vaatii käsityötä. Muilla kriteereillä filtteröidessä organisaation datarivit eivät olekaan enää yhdessä.
• Pitkän yhteistyön myötä kokonaisuuden hahmottaminen vaikeutuu, koska data jakautuu lukuisiin tiedostoihin, tai muodostuu kumulatiivinen jättitiedosto, jossa dataan porautuminen ja tarkastelu aikajanalla aiheuttaa tuskaa.

Raportoinnin puutteiden seuraukset

Yllä mainittu johtaa usein siihen, että myynti keskittyy seuraamaan lähinnä aktiviteetteja, kuten toteutuneita tapaamisia tai liidimääriä. Tässä voi seurata seuraavanlaisia riskejä:

• Markkinan resonaatio jää vähemmälle huomiolle
• Kaupallisesta seurannasta puuttuu tai jää vähälle huomiolle:
  • Tarjouskannan kehitys
  • Tapaamisesta tarjoukseen -konversio
  • Tarjouksesta kauppaan -konversio
  • Ensikaupat ja lisämyynnit
• Vuorovaikutusta myyjien ja myynnin ulkoistuskumppanin välillä on vähän
• Kieltäytymisten syitä ei analysoida: Montako kieltävää vastausta saatiin? Miksi tarjoamalle sanotaan ”ei”? Onko kyseessä henkilön vai organisaation mielipide?

Markkinan vaiettu salaisuus: aidosti datavetoinen toimintamalli

NBO:lla ei ole ollut tapana pitää meteliä itsestään. Siksi monet asiakkaamme yllättyvätkin positiivisesti yhteistyömme sisällöstä. NBO:n toimintamalli on aidosti datavetoinen. Se tarkoittaa:

1. Ihmisiä, jotka keräävät dataa systemaattisesti ja osaavat hyödyntää ja tulkita sitä
2. Työkalua, joka tuo datan koko myyntitiimin saataville selkeästi visualisoituna ja reaaliaikaisesti
3. Tekoälyä, joka auttaa kategorisoimaan datamassan ja poimimaan sieltä merkittävät asiat
4. Raportointimallia, jossa asiakkaan ja kumppanin tiimit yhdessä analysoivat dataa ja suunnittelevat toimenpiteitä sen pohjalta

Mistä datalähtöisen kumppanin tunnistaa?

NBO:n asiakkaat eivät joudu tyytymään pelkkiin aktiviteetteihin ja Exceleihin. Tuotamme asiakkaillemme tulosta monella eri tavalla. Räätälöimme tarkan yhteistyön sisällön jokaisen asiakkaan tarpeen mukaan, mutta yhteisiä elementtejä ovat aina:

• Myyntiresurssi, joka maksaa itsensä takaisin jo muutaman uuden asiakkaan kautta.
• Strateginen markkinaymmärrys, jota ei saa edes tutkimustoimistoilta.
• Data, joka auttaa ohjaamaan myyntiä ja markkinointia tarkemmin ja lisäämään tuottavuutta.
• Laadukas ja johdonmukainen myyntiprosessi, joka nostaa asiakkaan myyntikyvykkyyksiä.

Datavetoisen myynnin periaatteet

Datavetoinen myynti kanssamme tarkoittaa tarkkuutta, tehokkuutta ja tuloksia. NBO tuo asiakkaalleen parhaan taloudellisen tuoton – tai ymmärryksen siitä, miten se saavutetaan uusmyynnin keinoin.

Konseptimme on luotu vaativan ratkaisumyynnin tarpeisiin.

NBO:n tehtävä on tunnistaa ja sitouttaa organisaatioiden avainvaikuttajat ja -päättäjät sekä viedä myyntimahdollisuutta kaupallisesti eteenpäin. Toimintamallimme kvalifioi kohderyhmää ja luo tunnistetusta potentiaalista myyntimahdollisuuksia.

Myynnin toimintatavasta tulee tehokkaampi, mikä tarkoittaa että myyjäsi pääsevät käyttämään enemmän aikaa myyntiputken loppupäähän. Varmistamme, että olet oikeassa paikassa, oikeaan aikaan.

NBO:n asiantuntijat ovat keskustelutaidon ja kohderyhmien ammattilaisia. He luovat näkemystä potentiaalista yrityskohtaisesti ja tekevät proaktiivista suunnittelua jatkohoitoa varten. He tuntevat avainpäättäjien ja -vaikuttajien ostamisen mallit ja motivaattorit.

Asiantuntijamme toimivat tiiviissä yhteistyössä asiakkaidemme kanssa ja hoitavat niin kontaktoinnin kuin raportoinnit. Tekijäprofiilimme on isoin NBO:n kilpailijoista erottava tekijä.

Miten myyntityötä pitäisi seurata?

Sanomattakin on selvää, ettei yllä kuvatun toimintamallin mukaista työtä voi ohjata ja seurata tehokkaasti Exceleillä. Koska useat asiakkaamme kyllästyivät Excel-raportoinnin haasteisiin jo lähes kymmenen vuotta sitten, käynnistimme Dashboard-alustan rakentamisen vuonna 2018.

Dashboard on vaativan ratkaisumyynnin tarpeisiin räätälöity myynnin seurantajärjestelmä, joka mahdollistaa seuraavat asiat:

1. Reaaliaikainen myynnin tilannekuva
   Kaikki keskeiset luvut ja trendit ovat näkyvissä yhdellä silmäyksellä. Auttaa reagoimaan nopeasti ja kohdistamaan toimenpiteet sinne, missä vaikutus on suurin.
2. Kohdennettu asiakastyö ja priorisointi
   Dashboard yhdistää keskusteluista kertyneen datan (human contact datan) ja kohderyhmäanalyysin, jolloin myynti voi tunnistaa lupaavimmat mahdollisuudet ennen kilpailijoita. Tämä varmistaa, että resurssit käytetään oikein — oikeaan aikaan ja oikeille päättäjille.
3. Oivalluksia tekoälyn avulla
   Dashboard hyödyntää tekoälyä tunnistamaan potentiaalisten asiakkaiden kiinnostuksen kohteet, tarpeet sekä keskusteluissa trendaavat aiheet. Tämä antaa myyjille dataan perustuvia vinkkejä ja auttaa personoimaan viestinnän tehokkaasti.
4. Koko myyntiprosessin läpinäkyvyys
   Investoinnin tuotto, tarjouskanta, voittoprosentit, keskimääräinen kaupan arvo ja läpimenoajat ovat helposti seurattavissa. Dashboard tekee pullonkaulat näkyviksi, jolloin myyntiprosessia voidaan optimoida faktojen pohjalta.
5. Yhteinen alusta myynnin ja johdon yhteistyölle
   Dashboard toimii keskustelun ja päätöksenteon alustana. Yhteistyöprojektia kolmen kuukauden välein koordinoiva ohjausryhmä näkee saman tiedon kuin myyntitiimi, mikä nopeuttaa reagointia ja parantaa yhteistä suuntaa.
6. Koko myyntihistorian voima yhdessä näkymässä
   NBO Dashboard yhdistää vuosien aikana kertyneet kontaktit, keskustelut ja signaalit yhdeksi tarinaksi, mikä ohjaa oikea-aikaisen ja osuvan tarjouksen rakentamista.

Tekoäly tuo myynnille näkemystä

Vaikka Dashboard itsessään toi jo merkittävän loikan pois Excel-keskeisestä raportoinnista, huomasimme, että keskusteludatan analysointi vaati uudenlaista tukea. Asiakaskeskusteluja kertyy valtava määrä, ja niiden sisältämän sisällön ja kontekstin monipuolinen hyödyntäminen on työlästä ja riskialtista inhimillisille virheille. Päätimme liittää tekoälyn osaksi järjestelmää.

Löysimme keinon jäsentää keskusteludata vakiomuotoisemmaksi ja kouluttaa tekoälyä tunnistamaan olennaisia signaaleja. Kun ihmisen ja tekoälyn tuottamia analyyseja vertailtiin rinnakkain, tulokset olivat lähes identtisiä – mutta tekoäly onnistui tunnistamaan asioita, jotka olisivat voineet jäädä huomaamatta. Lisäksi se nopeutti analyysiprosessia murto-osaan aiemmasta.

Läpimurto konkretisoitui ja tuloksena syntyi älykäs kokonaisuus, joka jalostaa keskusteluista nousevat havainnot reaaliaikaisiksi oivalluksiksi myynnin ja markkinoinnin tueksi. Tämä ei ainoastaan vapauta myyjien aikaa asiakastyöhön, vaan tuo syvällisiä näkemyksiä, joiden avulla viestintä ja toimenpiteet voidaan kohdentaa entistä tarkemmin.

Tekoälyn liittäminen Dashboardiin osoitti, että myös pitkälle räätälöidyt ratkaisut voivat kaivata rinnalleen uusia apuvälineitä. Kun inhimillinen ymmärrys ja tekoälyn laskentateho yhdistetään, syntyy lisäarvoa, joka näkyy konkreettisesti myynnin tuloksissa ja asiakassuhteiden laadussa.

Myynnin ohjaaminen datalla helpottaa myös budjetointia

Datavetoisen toimintamallin monipuolisuus antaa arvokkaan etulyöntiaseman myynti- ja markkinointifunktioille. Lisäksi se tuo merkittävää helpotusta myynnin budjetointiin.

Myyntiyhteistyön ei tarvitse rasittaa ainoastaan myynnin budjettia, vaan usein on perusteltua kohdistaa kustannus esimerkiksi markkinointi- tai vaikkapa T & K -budjettiin. Tyypillistä onkin, että investoinnin kustannus jakautuu funktioiden kesken ja tuottavuutta mittaroidaan niille tärkeillä tavoitteilla.

Miksi myynnin raportointi vaikuttaa tuloksellisuuteen?

Jotta voi ymmärtää raportoinnin syy-seuraussuhteita, on ensin ymmärrettävä seuraavat kompleksisen B2B-ratkaisumyynnin lainalaisuudet:

• Myyntiprosessin eri etappeihin joudutaan käyttämään paljon valmistautumisaikaa
• Myyntiprosessi saattaa kestää jopa useita vuosia ja sisältää lukuisia asiakaskohtaamisia eri medioiden kautta
• Kokonaistavoitteen lisäksi on seurattava välitavoitteiden toteutumista, jotta myyntiprosessi etenee suunnitellusti
• Historiadataa kertyy valtava määrä – edellyttäen, että se dokumentoidaan oikein
• Kun prosessit ovat pitkiä, organisaatioiden tapa ostaa ehtii muuttua matkan varrella ja molempien osapuolten organisaatioissa voi tapahtua henkilövaihdoksia

Mitä järjestelmällisemmin data on kerätty ja kategorisoitu, mitä paremmin se on saatavilla ja mitä helpommin siihen voi porautua, sitä tehokkaammin työtä voidaan ohjata, mittaroida ja optimoida. Varsinkin, jos data on reaaliaikaisesti saatavilla ja sitä voi jaotella eri kategorioihin ja aikasuodattimilla, tuloksellisuuden todennäköisyys nousee väistämättä.

Konkreettisia esimerkkejä voi lukea asiakastarinoistamme.

Miksi myynti edelleen pitäytyy Excel-raportoinnissa?

Myyntitiimit ovat jo pitkään ilmaisseet kyllästymistään Excel-raportointiin. Miksi ala ei ole siirtynyt datajohteiseen myyntiin ja nykypäivän B2B-ratkaisumyynnin edellyttämään raportointiin?

Vastaus on helppo. Koska parannus yhtälöön maksaa niin paljon.

NBO on investoinut Dashboard-alustan kehitykseen jo seitsemän vuoden ajan. Olemme nähneet sen merkityksen omalle menestyksellemme, joka taas johtuu asiakkaidemme menestyksestä.

Monella alamme yrityksellä ei ole mahdollisuuksia vastaavaan data- ja alustainvestointiin, mutta raha ei silti yhtälöä yksin ratkaise. Data ja työkalut ovat täysin hyödyttömiä, jos organisaatiossa ei ole henkilöstöä, jolta löytyy kyvykkyys datan hankkimiseen, analysoimiseen ja oikeiden toimenpiteiden valintaan.

Excel-raportointiin tai tutustumistyyppisiin aktiviteetteihin tuskin investoidaan siksi, että ne ovat ostajalle miellyttäviä. Niihin investoidaan, koska ei tiedetä paremmasta.

Näin siirryt datavetoiseen myyntiin

Jos haluat Excel-raporteista eroon, mitä sitten pitäisi tehdä? Loppujen lopuksi resepti on helppo. Jos koet, että myyntiäsi ja markkinointiasi voisi optimoida kovempiin tuloksiin, selvitä, mitä voitte tehdä itse ja millaisia kumppaneita tarvitsette avuksenne.

Kun valitset myynnin kumppania, selvitä ainakin seuraavat asiat:

• Mitä investoinnilla saa?
• Minkä kokoisia kohderyhmiä kumppani tarvitsee?
• Miten työn tulokset sinulle lopulta toimitetaan? Pyydä esimerkkejä raporteista.
• Saatko kaiken datan CRM-järjestelmääsi? Senhän tulisi olla maksamaasi omaisuutta.
• Miten kumppanin onnistumista mittaroidaan? Mihin tavoitteisiin se perustuu? Tulisiko mittariston olla identtinen omien mittareidesi kanssa?
• Millainen on toteuttava tekijäprofiili? Ovatko henkilöt dedikoituja vai vaihtelevatko tekijät?

Ja se tärkein: kysy ainakin meiltä ennen kuin teet päätöksen.

Neuvomme ja autamme mielellämme. Emme ainoastaan avaa mahdollisuuksia markkinasta – huolehdimme, että ne myös saatetaan loppuun.